Eenmanszaak

Van alle juridische vormen is de eenmanszaak verreweg de populairste rechtsvorm die gekozen wordt voor een bedrijf. Dat komt doordat vrijwel alle zelfstandigen zonder personeel (ZZP), kiezen voor deze rechtsvorm. De eenmanszaak is zo populair omdat er heel eenvoudig en snel een bedrijf kan worden gestart. Het is voldoende om u in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel te laten inschrijven. Vanaf dat moment heeft u officieel een bedrijf. Maar wat betekent dat eigenlijk? Welke en hoeveel belasting moet u betalen? Wie is aansprakelijk? Welke sociale zekerheid heeft u en waar moet u zich voor verzekeren? Al deze vragen komen op deze pagina aan bod.

Naam ‘eenmanszaak’ is misleidend

Voordat er dieper wordt ingegaan op de consequenties van het starten van een eenmanszaak moet eerst een misverstand uit de weg worden geruimd. De naam ‘eenmanszaak’ doet vermoeden dat u als bedrijf geen personeel in dienst mag hebben. Dat is onjuist. De naam ‘eenmanszaak’ verwijst slechts naar de rechtsvorm. Als u een eenmanszaak heeft is er geen enkele beperking voor het aannemen van personeel. Uiteraard brengt het in dienst hebben van werknemers wel verplichtingen met zich mee. U moet loonheffingen betalen over het salaris van die werknemers en u bent verplicht om een personeelsadministratie bij te houden.

stappenplan eenmanszaak

Voordelen van een eenmanszaak

Als u zelf een bedrijf wilt starten is de eenmanszaak de meest handige rechtsvorm die u kunt kiezen. Het oprichten van een eenmanszaak is gemakkelijk en niet duur. Behalve enkele tientjes voor de inschrijving in het Handelsregister zijn er geen kosten verbonden aan het starten van een eenmansbedrijf. Binnen een paar uur heeft u een bedrijfsnaam, die officieel is geregistreerd en voorzien is van een KvK-nummer. U moet zelf alleen nog een zakelijke rekening aanvragen. Belastingtechnisch is een eenmanszaak ook lucratief, want u kunt gebruik maken van verhoudingsgewijs grote belastingvoordelen.

Nadelen van een eenmanszaak

In de euforie rond het oprichten van een eigen bedrijf wordt nog weleens vergeten dat er ook enkele nadelen kleven aan een eenmanszaak. Het grootste nadeel is dat u als eigenaar van het bedrijf zelf aansprakelijk bent voor uw handelen. Dat betekent dat u als privépersoon opdraait voor schulden die u met uw bedrijf maakt. Een eventueel faillissement kan ertoe leiden dat u door die persoonlijke aansprakelijkheid privébezittingen moet verkopen om de schuldeisers te betalen. Andere nadelen van een eenmanszaak zijn, dat het wat lastiger is om investeerders te vinden en dat de inkomstenbelasting bij hoge winst ook relatief hoog is.

De belasting en de eenmanszaak

Elk bedrijf moet belastingen betalen. Als u een eenmanszaak heeft krijgt u te maken met inkomstenbelasting, BTW en loonbelasting. De inkomstenbelasting wordt geheven over de winst die wordt gemaakt. Over de winst moet 52% worden afgedragen aan inkomstenbelasting. Het is verstandig om een schatting te maken van de hoogte van de winst en in de loop van het jaar alvast te beginnen met betalen. Als u dat niet doet is de kans aanwezig dat het bedrag dat u aan het einde van het jaar moet betalen enorm tegenvalt.

Ondernemers hebben ook allemaal te maken met BTW. Er zijn drie tarieven: 0%, 9% en 21%. Als eenmanszaak wordt BTW in rekening gebracht bij alle klanten en BTW betaald aan alle leveranciers. Het overschot dat u heeft ontvangen wordt afgedragen aan de Belastingdienst. De BTW-aangifte kan naar keuze per maand, kwartaal of per jaar worden gedaan. Als u personeel in dienst neemt moet er ook loonbelasting worden betaald. De hoogte van de loonbelasting is afhankelijk van de hoogte van het salaris van de werknemers.

Fiscale regelingen voor de eenmanszaak

Voor eenmanszaken zijn er diverse aantrekkelijke fiscale regelingen. Wie weinig omzet heeft kan bijvoorbeeld gebruik maken van de kleineondernemersregeling (KOR). Dan hoeft u minder, of soms zelfs helemaal geen omzetbelasting te betalen. In de eerste drie jaar van uw bedrijf heeft u recht op startersaftrek. En als u minimaal 1.225 uur per jaar voor uw bedrijf werkt kunt u gebruik maken van de zelfstandigenaftrek. U moet wel kunnen aantonen dat u voldoende uren aan uw bedrijf heeft besteed. Houd dus een urenregistratie bij.

De boekhouding van een eenmanszaak

Wie een bedrijf opricht wil zich graag volledig kunnen richten op het leveren van zijn producten of diensten. Maar er moet ook een boekhouding worden bijgehouden. Dat kan behoorlijk tijdrovend zijn. En misschien heeft u niet zoveel verstand van administratie. Dan is het goed om ingewikkelde zaken uit te besteden aan een boekhouder. De eenvoudige dingen, zoals het versturen van de facturen en het controleren van de zakelijke rekening, kunt u zelf doen. Als u veel facturen verstuurt is het wellicht rendabel om gebruik te maken van een online boekhoudprogramma. Uw boekhouder kan daar ook gebruik van maken bij het opstellen van de jaarcijfers en het verzorgen van de belastingaangifte.

Aansprakelijkheid

De persoonlijke aansprakelijkheid is één van de grote nadelen van een eenmanszaak. Als u uw privésituatie gescheiden wilt houden van het bedrijf is het oprichten van een Besloten Vennootschap (BV) een optie. Maar dat is – zeker voor kleine bedrijven – fiscaal een stuk minder aantrekkelijk. Bovendien is het veel ingewikkelder en duurder om een BV op te richten en in stand te houden. Als een BV geen optie is kunt u zich als eenmanszaak voor veel risico’s verzekeren. Met een zakelijke bedrijfs- of beroepsaansprakelijkheidsverzekering kan al een groot deel van de risico’s worden afgedekt. Daarmee kunnen veel problemen worden voorkomen.

Stappenplan voor het oprichten van een eenmanszaak

Hoewel het eenvoudig is om een eenmanszaak op te richten komt er toch wel veel kijken bij het starten van een eigen onderneming. De inschrijving in het Handelsregister is daarin slechts een onderdeel. U moet ook denken aan het opzetten van de administratie om aan de verplichtingen naar de Belastingdienst te kunnen voldoen, u moet een bedrijfsruimte hebben, een bankrekening openen, etc. Om u op een gestructureerde manier op basis van de geldende regels soepel te begeleiden in het proces om van een idee tot een bedrijf te komen hebben we een stappenplan gemaakt.

Stap 1: Ondernemingsplan schrijven

Voor u als startende ondernemer is het niet verplicht om een ondernemingsplan te schrijven. Maar het is wel aan te bevelen om hiervoor tijd vrij te maken. Want tijdens het schrijven van een ondernemingsplan wordt u gedwongen om na te denken over allerlei praktische vragen. Daardoor vormt u een beeld van hoe uw bedrijf er straks uitziet en wat het inhoudt. Waar wilt u zich vestigen en hoeveel kost dat aan huur? Hoe wilt u uw product of dienst aan de man brengen en waar gaat u op zoek naar klanten? Welke tarieven gaat u hanteren? Hoeveel concurrenten zijn er in de buurt gevestigd?

In het ondernemingsplan beschrijft u tot in detail wat uw bedrijf inhoudt. U moet nadenken over de rechtsvorm, financiële aspecten, de activiteiten die u wilt ontplooien, marketing, etc. U zult merken dat er tijdens het schrijven allerlei dilemma’s naar voren komen waar u vooraf niet aan had gedacht. Om te voorkomen dat u onderdelen van het ondernemingsplan vergeet kunt u gebruik maken van een van de vele sjablonen, die van het internet zijn te downloaden. Zo’n sjabloon helpt u om stap voor stap een goed ondernemingsplan te schrijven.

Stap 2: Rechtsvorm kiezen

De twee meest voor de hand liggende rechtsvormen zijn een Besloten Vennootschap (BV) en een eenmanszaak. Bij een eenmanszaak is het alleen verplicht een registratie in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel te regelen. Als bedrijfseigenaar bent u volledig persoonlijk aansprakelijk. Bij een Besloten Vennootschap ligt die aansprakelijkheid bij de BV en bent u als directeur in dienst van de BV. De aandelen van de BV zijn in handen van één of meer personen. Het opzetten van een BV is alleen lonend als er grote omzetten kunnen worden gerealiseerd, want er zijn hoge kosten mee gemoeid.

Stap 3: Inschrijven in het Handelsregister

We gaan er van uit dat u in stap 2 heeft gekozen voor een eenmanszaak. Om die officieel op te richten moet uw bedrijf geregistreerd worden in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel. Dat gaat in twee stappen. Eerst voert u online uw gegevens in. U wordt daarna uitgenodigd voor een bezoek. De kosten van inschrijving bedragen enkele tientjes, meestal rond de 50 euro. Als oprichter van een eenmanszaak ben u tevens de eigenaar en helemaal zelfstandig. Uiteraard mag u personeel aannemen.

Stap 4: Aanmelden bij de Belastingdienst

Voor het aanmelden van uw bedrijf bij de Belastingdienst hoeft u in de meeste gevallen zelf niets te doen. Zodra uw bedrijf is ingeschreven in het Handelsregister meldt de Kamer van Koophandel dit bij de Belastingdienst. U krijgt dan meteen een BTW-nummer toegewezen. Afhankelijk van de producten en diensten die uw bedrijf gaat leveren kan het wel nodig zijn om een Verklaring Arbeidsrelatie (VAR) aan te vragen. Soms wordt daar door opdrachtgevers naar gevraagd. Een VAR is gratis, maar die moet u wel zelf aanvragen bij de Belastingdienst.

De meeste ondernemers krijgen te maken met twee soorten belasting die zij moeten betalen: de inkomstenbelasting en de omzetbelasting. De inkomstenbelasting wordt betaald over de winst die u als bedrijf boekt. De omzetbelasting of BTW wordt afgedragen over geleverde goederen en diensten. Hoe hoog de BTW-tarieven zijn is afhankelijk van de soort goederen en diensten die u levert. Soms kunnen kleine ondernemers in aanmerking komen voor vermindering of zelfs kwijtschelding van de omzetbelasting. De Belastingdienst kan u daarover informeren. Ondernemers die personeel in dienst hebben moeten ook loonbelasting betalen.

Stap 5: Op zoek naar een bedrijfsruimte

Als kleine ondernemers een bedrijf starten waarvoor geen speciale eisen aan de werkruimte worden gesteld, doen ze dat vaak aan huis. Dat is een prima oplossing, want wat is er nu fijner dan zonder reistijd meteen vanuit de woonkamer uw kantoor binnen te stappen. Een nadeel van thuis werken is dat u vaker gestoord wordt. Daar staat tegenover dat u ’s avonds of in het weekeinde de kans heeft om nog wat te werken. Wees vooraf wel kritisch of u voldoende ruimte heeft. Controleer ook of het bestemmingsplan toestaat dat u vanuit huis werkt.

Een bedrijfsruimte thuis is niet altijd geschikt om er klanten te ontvangen. Daarvoor heeft u een representatieve ruimte nodig, die goed bereikbaar is met het openbaar vervoer en die goede parkeerplaatsen heeft. Wie zelf niet zo’n ruimte heeft moet op zoek te gaan naar een alternatieve oplossing. Dat is niet zo moeilijk, want er zijn genoeg leuke betaalbare vergaderruimtes beschikbaar. Kijk wel goed naar de uitstraling van de locatie en de ruimte. Het succes van een gesprek wordt vaak voor een belangrijk deel bepaald door de eerste indruk.

Stap 6: de boekhouding

Er zijn twee redenen waarom u moet zorgen voor een adequate administratie en boekhouding. Ten eerste wordt dat geëist door de Belastingdienst. U moet alle administratieve informatie minimaal 7 jaar bewaren. Zolang heeft de Belastingdienst het recht om de bedrijfsgegevens op te vragen. Maar het is ook in uw eigen belang om de administratie en boekhouding te allen tijde goed op orde te hebben. Want een goed inzicht in de stand van zaken is van groot belang voor de bedrijfsvoering. Veel eenmanszaken doen de boekhouding met een online administratie- en boekhoudpakket. Maak voor de zekerheid altijd kopieën van bonnetjes en facturen en bewaar die in een map.

Een heel belangrijk onderdeel van uw eenmanszaak is het bankrekeningnummer. Het wordt zeker niet aangeraden om de zakelijke transacties via de privérekening te laten lopen. Dat is vragen om problemen. Ten eerste raakt u heel gemakkelijk het overzicht kwijt. Ten tweede is het erg vervelend als er een controle is van de Belastingdienst. Die ziet dan ook al uw privétransacties. U kunt daarom het beste een zakelijke rekening openen. Als u dat te duur vindt kunt u een extra privérekening openen. Zeker als uw naam in de bedrijfsnaam is verwerkt is daar geen enkel bezwaar tegen.

Sociale zekerheid en verzekeringen

Als u een eenmanszaak opricht heeft dat grote consequenties voor uw sociale zekerheid. U heeft wel recht op de voor iedereen geldende volksverzekeringen, zoals de AOW (ouderdomswet), ANW (nabestaandenwet), AWBZ (bijzondere ziektekosten) en AKW (kinderbijslag). Op de werknemersverzekeringen, waar iedereen die in dienst is bij een bedrijf op kan rekenen, heeft u als eigenaar van een eenmanszaak geen recht meer. Dat betreft de diverse regelingen bij werkloosheid, arbeidsongeschiktheid en ziekte. Als u toch enige zekerheid wilt, zult u zichzelf moeten verzekeren.

Risico’s afwegen

Als zelfstandig ondernemer moet u alle verzekeringen die u nodig heeft zelf regelen: pensioenopbouw, kinderopvang en ziektekosten. Om de risico’s zo goed mogelijk te kunnen inschatten is het belangrijk om goed geïnformeerd te blijven over de ontwikkelingen op dit gebied. U moet immers bepalen welke risico’s u wel en niet wilt lopen. Iedere ondernemer moet dat voor zichzelf afwegen. Dat is mede afhankelijk van het risico van het werk, uw financiële situatie en die van een eventuele partner, van uw leeftijd en van uw gezondheid.

Welke risico’s wilt u lopen?

Zelfstandig ondernemers zijn tamelijk kwetsbaar als ze niet zijn verzekerd. Als u een paar dagen ziek bent loopt u meteen inkomsten mis. De meeste ondernemers kunnen een beperkte periode van ziekte zelf wel overbruggen. Maar als het langer duurt kunnen er serieuze financiële problemen ontstaan. En wat gebeurt er als u een ongeluk krijgt? Wie betaalt dan de kosten van de hypotheek of de studiekosten van de kinderen? Bij het bepalen van de risico’s die u wel of niet wilt lopen wordt vaak als stelregel meegegeven: verzeker in elk geval datgene waarvan u zelf de gevolgen niet kunt inschatten. Daarvoor zijn de volgende verzekeringen beschikbaar.

Arbeidsongeschiktheidsverzekering

De Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV) is een verzekering waarbij een zelfstandig ondernemer wordt doorbetaald vanuit een collectieve voorziening. Er zijn heel veel verschillende soorten AOV’s. Ondanks de vele opties heeft een groot deel van de zelfstandig ondernemers geen AOV. Dat heeft te maken met de hoge premies die daarvoor moeten worden betaald. Die worden onder anderen bepaald door het soort werk, de leeftijd en de gezondheid van degene die zich wil verzekeren. Wie geen AOV heeft loopt het risico bij arbeidsongeschiktheid failliet te gaan en alle persoonlijke bezittingen kwijt te raken.

Voorzieningen voor het pensioen

Zelfstandig ondernemers bouwen geen pensioen op, zoals werknemers. Om toch op tijd te kunnen stoppen met het bedrijf moeten ze zelf gaan sparen. Het afsluiten van een levensverzekering is een veelgebruikte methode om dat te doen. Dat werkt net als een pensioenvoorziening. Tijdens de jaren dat er wordt gewerkt wordt er geld ingelegd. Zodra u met pensioen gaat wordt dat geld in delen uitgekeerd. Een levensverzekering voorkomt ook dat uw partner in financiële problemen raakt wanneer u komt te overlijden. De verzekering dekt in dat geval de hypotheekkosten.

Aansprakelijkheidsverzekering en rechtsbijstandverzekering

Als eigenaar van een eenmanszaak bent u volledig verantwoordelijk. Dus als u een ongelukje veroorzaakt tijdens het werk draait u voor alle kosten op. Dat kan behoorlijk oplopen, vooral als er iemand gewond raakt en een tijd niet kan werken. Dit soort risico’s wordt voorkomen met een aansprakelijkheidsverzekering. Een rechtsbijstandverzekering kan in sommige gevallen uitkomst bieden bij juridische conflicten. Zo’n verzekering dekt de kosten van de advocaat, deurwaarder en de proceskosten. Een rechtsbijstandverzekering dekt echter niet alle juridische geschillen. Conflicten met leveranciers vallen er meestal niet onder, problemen met personeel wel. Het is daarom belangrijk om de polis goed te bestuderen.

Zorgverzekering

Ondernemers zijn net als iedereen verplicht om een zorgverzekering af te sluiten. Die bestaat uit een basisverzekering, die voor iedereen gelijk is, en een inkomensafhankelijke bijdrage. Bij ondernemers met een eenmanszaak is dat een deel van het belastbaar inkomen in box 1. Ondernemers die een aantal weken met zwangerschapsverlof gaan krijgen van de overheid 16 weken lang een uitkering in het kader van de zez-regeling. Die uitkering ligt op het niveau van het minimumloon. In veel gevallen kan bij zwangerschapsverlof ook een beroep worden gedaan op de arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV).

Conclusie: wanner kies je voor een eenmanszaak?

Als u een bedrijf wilt beginnen en helemaal zelfstandig wilt zijn, is de eenmanszaak als rechtsvorm de aangewezen keuze. U bent dan eigenaar en oprichter van het bedrijf en heeft niet te maken met één of meer personen die daar vanwege de inleg van geld inspraak in hebben. Met een eenmanszaak heeft u dus de volledige vrijheid. Als u verwacht heel veel omzet te draaien, dan is het te overwegen om te kiezen voor een Besloten Vennootschap, omdat dat fiscaal aantrekkelijker is. Maar anders is de eenmanszaak de beste keuze. Houd er wel rekening mee dat u dan volledig persoonlijk aansprakelijk bent.