Vereniging

De vereniging is een populaire rechtsvorm voor groepen mensen die zich samen met een activiteit bezig houden. Dat kan van alles zijn. Een voetbalvereniging, een muziekvereniging, scouting of een politieke partij. Bij een vereniging hebben de leden veel invloed op het beleid. In de Algemene Leden Vergadering kunnen zij instemmen met voorstellen van het bestuur. Het is vrij eenvoudig om een vereniging op te richten. Er is wettelijk veel geregeld voor de manier waarop het bestuur en de leden met elkaar om moeten gaan. Die wettelijke regelingen zijn niet bindend, maar als daarvan wordt afgeweken moet dat in de statuten worden vastgelegd.

Kenmerken van een vereniging

Een vereniging heeft drie kenmerken. Het meest opvallende – en ook het grootste verschil met een stichting – is dat een vereniging leden heeft. Die voelen zich verbonden door een gemeenschappelijk doel. Een tweede kenmerk is dat de bestuurders bij een vereniging beschermd zijn. Schuldeisers kunnen hun schulden niet verhalen op het privévermogen van de bestuurders, tenminste als die hun werk goed hebben gedaan. Het laatste belangrijke kenmerk is dat een vereniging geen winst mag verdelen onder de leden of andere personen die bij de vereniging zijn betrokken. De winst mag alleen worden gebruikt om het doel van de vereniging te realiseren.

Drie typen verenigingen

Niet alle verenigingen gedragen zich op dezelfde manier en gaan op dezelfde manier met hun leden om. Bij sportclubs, gezelligheidsverenigingen en vakverenigingen is er een heel intensieve relatie met de leden. Zij zijn heel nauw betrokken bij het verenigingsleven. Bij verenigingen als Natuurmonumenten en het Rode Kruis is die relatie er veel minder. Voor de meeste leden betekent het lidmaatschap niet meer dan dat ze op tijd hun contributie betalen. Bij het derde type verenigingen wordt er vooral naar gestreefd om commerciële doelen te stimuleren. Denk daarbij aan een vereniging van winkels.

Oprichten van een vereniging

Net als bij een stichting is het oprichten van een vereniging een officiële aangelegenheid. Dat geschiedt aan de hand van een notariële akte. Dat is wettelijk verplicht. In die akte moet worden opgenomen wat de naam en het doel zijn. Ook wordt uitgebreid beschreven wat de rol is van de Algemene Leden Vergadering. Er staat bijvoorbeeld in hoe de vergadering bijeen wordt geroepen, hoe bestuurders worden benoemd en ontslagen en wat er gebeurt met het vermogen van de vereniging als die in de toekomst zou worden ontbonden.

Een tweede verplichting bij het oprichten van een vereniging is inschrijving bij de Kamer van Koophandel in het Handelsregister. Als dit wordt nagelaten of als wordt vergeten om de statuten in te dienen kan dat vervelende gevolgen hebben voor de bestuurders. Want in dat geval komt de bescherming tegen aansprakelijkheid te vervallen. De consequentie is dat elke bestuurder dan hoofdelijk aansprakelijk is voor de activiteiten die hij bij de vereniging heeft ontplooid. Schuldeisers kunnen dan eerst het vermogen van de vereniging en daarna het privévermogen van de bestuurders gebruiken om hun schulden te innen.

Informele verenigingen

Er is een veel eenvoudiger manier om een vereniging op te richten dan via de notaris. Dat is een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid, ofwel een informele vereniging. Die wordt opgericht zonder notariële akte. Een informele vereniging hoeft niet te worden ingeschreven in het handelsregister bij de Kamer van Koophandel, maar dat wordt wel aanbevolen. Want bestuurders van een informele vereniging zijn hoofdelijk aansprakelijk voor eventuele schulden. Door inschrijving bij de Kamer van Koophandel wordt dat risico beperkt. Want dan moeten de schuldeisers aantonen dat de kans groot is dat de vereniging niet aan haar verplichtingen zal kunnen voldoen.

Statuten

In de statuten is vastgelegd hoe de vereniging bestuurd zal wordt. Het is een formeel stuk, dat goedgekeurd moet worden door de notaris. Tenzij dit anders is opgenomen in de statuten, kunnen deze alleen gewijzigd worden na tussenkomst van een rechter of door de leden tijdens de Algemene Leden Vergadering. In de statuten worden naast de gegevens van de oprichters en het doel van de vereniging ook de procedures rond het aannemen en ontslaan van bestuurders en leden beschreven. Een ander onderdeel is een beschrijving van de wijze waarop het besluitvormingsproces plaats vindt. In de statuten wordt ook bepaald waar het geld naartoe gaat als de stichting wordt opgeheven.

De statuten zoals die hier in hoofdlijnen worden beschreven zijn wettelijke hoofdlijnen. Verenigingen hebben een grote mate van vrijheid om hun statuten naar eigen inzicht aan te passen. Het komt regelmatig voor dat er andere afspraken worden gemaakt over met name de verdeling van de bevoegdheden tussen het bestuur en de Algemene Leden Vergadering. Het is goed om daar bij conflicten rekening mee te houden. Het kan best zo zijn dat er op basis van eigen statuten van de vereniging een andere oplossing te vinden is dan op basis van de algemene wettelijke richtlijnen voor verenigingen.

De leden van een vereniging

In de statuten van de meeste verenigingen zijn procedures opgenomen over de wijze waarop nieuwe leden worden aangenomen. Als die procedures er niet zijn beslist het bestuur. De rol van de leden moet echter niet worden onderschat. Zij hebben de bevoegdheid om bestuursleden te benoemen of te ontslaan, ze kunnen de statuten wijzigen en ze moeten hun goedkeuring uitspreken over de jaarcijfers. Ze kunnen zelfs besluiten om de vereniging op te heffen. Dat gebeurt tijdens de Algemene Leden Vergadering. Voor de meeste beslissingen moet een meerderheid van 50% of soms zelfs twee-derde van de leden het besluit steunen.

Lidmaatschap van leden beëindigen

In verreweg de meeste gevallen wordt het lidmaatschap van een lid beëindigd op initiatief van de betreffende persoon. Als een lid overlijdt wordt het lidmaatschap van de vereniging automatisch beëindigd. Maar het bestuur kan ook besluiten om iemand het lidmaatschap te ontnemen. Dat kan op twee manieren. Als een lid niet meer voldoet aan de vereisten die aan het lidmaatschap worden gesteld in de statuten, kan het lidmaatschap worden opgezegd. Meestal is er dan nog wel sprake van een opzegtermijn.

Een zwaardere maatregel is ontzetting van het lidmaatschap. Daarvan is sprake als een lid in strijd met de statuten of reglementen handelt en daardoor de vereniging schade toebrengt. Ontzetting wordt toegepast als een lid de vereniging door zijn handelen op een ernstige manier heeft benadeeld. Ontzetting gebeurt op initiatief van het bestuur. Dat betekent dat het lid per direct geen toegang meer heeft tot de vereniging. Hij kan daar nog wel beroep tegen aantekenen in de Algemene Leden Vergadering, maar die komt slechts een paar keer per jaar bij elkaar.

Een vereniging ontbinden

Een vereniging kan in principe worden ontbonden door twee instanties: de Algemene Leden Vergadering en de rechtbank. Een voorstel om de vereniging te ontbinden kan alleen succesvol worden behandeld als het vooraf wordt aangekondigd in de agenda van de Algemene Leden Vergadering. Voor ontbinding is een meerderheid van twee-derde deel van de stemmen vereist. Andere redenen om een stichting op te heffen hebben te maken met overtredingen van de geldende normen en waarden. Dat kan het geval zijn als de doelen van de vereniging niet stroken met de goede zeden of de openbare orde. Dat kan leiden tot een verbod en dan zal de rechter de vereniging ontbinden.

De organisatie van kleine verenigingen

Hoe klein een vereniging ook is; er zijn altijd minimaal twee organen die zich met het reilen en zeilen van de organisatie bezig houden: het bestuur en de Algemene Leden Vergadering. De meeste bevoegdheden liggen bij de Algemene Leden Vergadering. Dat is wettelijk bepaald. Daarnaast kunnen er allerlei andere organen in het leven worden geroepen, zoals een barcommissie of een raad van toezicht. Deze nieuwe commissies moeten in de statuten worden vastgelegd.

Het bestuur heeft de taak om het dagelijks beleid uit te voeren en om de vereniging naar buiten toe te vertegenwoordigen. Eén keer per jaar legt het bestuur hierover verantwoording af aan de Algemene Leden Vergadering. Het jaarverslag, waarmee die verantwoording wordt afgelegd, moet worden ondertekend door alle bestuursleden en commissieleden. Als er geen accountantsverklaring wordt afgegeven en als de vereniging geen commissarissen heeft, moet er een kascommissie worden benoemd. Die bestaat uit twee leden die niet in het bestuur zitten. De kascommissie controleert de balans en de winst- en verliesrekening in het jaarverslag en brengt daarover tijdens de Algemene Leden Vergadering verslag uit.

Bevoegdheden van de Algemene Leden Vergadering

Benoeming, schorsing en ontslag van bestuurders is één van de belangrijkste bevoegdheden van de Algemene Leden Vergadering. Andere belangrijke beslissingen die genomen worden zijn het wijzigen van statuten en het vaststellen van de jaarrekening. De Algemene Leden Vergadering mag ook beslissingen nemen voor situaties waarin door de wet of de statuten niet is voorzien. Besluiten die in strijd zijn met de statuten of reglementen kunnen nietig worden verklaard. Dat wordt gedaan door een rechter. Er kunnen alleen besluiten worden genomen door de Algemene Leden Vergadering als een voorgeschreven deel van de stemgerechtigde leden aanwezig is.

Aansprakelijkheid

Als bestuurder van verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid bent u niet persoonlijk aansprakelijk, tenzij u door wanbeleid zelf verantwoordelijk bent voor het ontstaan van schulden. Als bestuurders van een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid bent u wel persoonlijk aansprakelijk. Dat kan worden beperkt door de vereniging in te schrijven bij de Kamer van Koophandel. Omdat u als bestuurder van een vereniging niet in loondienst bent, betaalt u geen inkomstenbelasting, waardoor u geen recht hebt op sociale verzekeringen. Het kan verstandig zijn om zelf te zorgen voor een arbeidsongeschiktheidsverzekering.

Verschil tussen een stichting en een vereniging

Een vereniging en een stichting lijken erg op elkaar. Het verschil dat het meest in het oog springt is dat een vereniging leden heeft en een stichting niet. Er zijn echter meer verschillen. Het is verstandig om u goed te verdiepen in welke rechtsvorm voor uw organisatie het meest geschikt is. Voordat u er erg in hebt overtreedt u zonder daar erg in te hebben de wet. Dan is het een ingewikkelde en kostbare zaak om uw vereniging achteraf om te laten zetten in een stichting of vice versa. Daarom zetten we de belangrijkste verschillen hier puntsgewijs op een rij.

  • Een stichting moet aan een ander deel van het burgerlijk wetboek voldoen dan een vereniging.
  • Een stichting kan alleen via een notaris worden opgericht en moet bij de Kamer van Koophandel worden ingeschreven. Een vereniging kan zelf kiezen of ze dat willen. Als er gebruik wordt gemaakt van een notaris ontstaat er een formele vereniging.
  • De aansprakelijkheid bij een vereniging en een stichting is voor de bestuurders verschillend.
  • Een stichting en een formele vereniging kunnen erven, grond en panden in bezit hebben. Een vereniging die niet formeel is mag dat niet.
  • Wettelijk is geregeld dat een vereniging leden heeft en een stichting niet.
  • Stichtingsbestuurders worden door het bestuur gekozen. Bestuurders bij een vereniging worden door de leden gekozen.
  • De statuten van een stichting kunnen worden gewijzigd door het bestuur en door de rechtbank. De Algemene Ledenvergadering (ALV) is bij een formele vereniging het aangewezen orgaan om de statuten te wijzigen.
  • Voor een stichting en voor sommige verenigingen zijn nalatenschappen een belangrijke bron van inkomsten. Een stichting van algemeen nut beogende instelling (ANBI) is vrijgesteld van erf- en schenkbelasting. Dit geldt ook voor verenigingen die een sociaal belang behartigende instelling zijn.

Stappenplan vereniging oprichten

Als u van plan bent om samen met andere mensen een organisatie op te richten is er een groot aantal dingen waar u rekening mee moet houden. Om u daarbij te helpen volgt hier een eenvoudig stappenplan.

Stap 1: maak een plan

Een plan voor een vereniging of een stichting lijkt sterk op een ondernemingsplan. U beschrijft in dat plan welke activiteiten de vereniging wil ontplooien, wat de doelgroep is, wat de doelstellingen zijn en van welke financiële situatie er sprake is. Ook moeten er statuten en een huishoudelijk reglement worden opgesteld. Voordat u de organisatie officieel kunt oprichten moeten al deze documenten door de leden worden goedgekeurd. Vervolgens gaat u naar de notaris voor de effectieve oprichting van uw organisatie met volledige rechtsbevoegdheid.

Stap 2: Kies een rechtsvorm

Bedenk eerst of u een stichting of een vereniging wilt oprichten. Beide hebben hun eigen voordelen. Stel, u kiest voor een vereniging. Bedenk dan dat er voor het oprichten van een vereniging minstens twee personen nodig zijn. Laat de akte vervolgens goedkeuren door de notaris.

Stap 3: Schrijf de vereniging in bij de Kamer van Koophandel

Een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid moet verplicht worden ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Dat moet u meteen doen, want anders zijn de oprichters hoofdelijk aansprakelijk voor wanprestaties.

Stap 4: Breng de begroting in evenwicht

Een gezonde vereniging heeft een financieel gezonde basis. Bij een vereniging bent u voor een groot deel afhankelijk van de contributie van de leden. Het is verstandig om daar niet volledig van afhankelijk te zijn. Ga daarom op zoek naar alternatieve geldbronnen, zoals subsidies, sponsoring en fondsen. U kunt uw financiële positie ook verbeteren door goed te letten op besparingen aan de kostenzijde. Uiteraard kiest u voor een zakelijke rekening die bij de financiële positie van de vereniging past.

Stap 5: Zorg voor voldoende vrijwilligers

De leden zijn het kapitaal van de vereniging. In feite kunnen zij, mits goed georganiseerd, alle activiteiten binnen de vereniging voor hun rekening nemen. Het is dus belangrijk om nieuwe leden te werven en bestaande leden binnen te houden. Eén van de meest succesvolle manieren om dat te doen is via mond-op-mond-reclame door de bestaande leden. Folders verspreiden in de buurt werkt ook goed, evenals het plaatsen van oproepen via social media.