Representatiekosten

Als zzp’er krijgt u te maken met allerlei belangrijke zaken die ervoor kunnen zorgen dat u het maximale uit uw bedrijf kunt halen. Representatiekosten kunnen een belangrijk en interessant onderdeel vormen van uw eigen onderneming, wanneer u weet of dit voor u en uw bedrijf een aantrekkelijke optie is. Er zijn verschillende mogelijkheden als het gaat om representatiekosten. Wat zijn representatiekosten precies? Zijn representatiekosten aftrekbaar bij de belasting en mag u de btw op de representatiekosten aftrekken? Deze kosten kunnen in het geval van een eigen onderneming erg voordelig zijn, vooral wanneer er sprake is van veel klantencontact.

Wat zijn representatiekosten?

Als zzp’er kan het voorkomen dat u een toekomstige klant of opdrachtgever uitnodigt om wat te eten of drinken. Dit heeft een zakelijk karakter, maar er staat geen tegenprestatie tegenover. De kosten worden gemaakt om het bedrijf te representeren. Ook andere kosten, zoals het regelen van een feest, het aanschaffen van zakelijke kleding of het kopen van een relatiegeschenk vallen onder representatiekosten. Representatiekosten zijn gemengde kosten die zowel zakelijk als privé zijn. Vaak zijn de representatiekosten beperkt aftrekbaar, maar sommige kosten zijn wel volledig aftrekbaar. Het is dus goed om de vastgestelde grenzen voor representatiekosten in de gaten te houden.

Representatiekosten: een grijs gebied

Aan representatiekosten is geen directe tegenprestatie gebonden, waardoor het in de ogen van de Belastingdienst niet direct als zakelijke kosten kunnen worden beschouwd. Ook is de exacte betekenis van het woord ‘representatie’ niet vastgelegd en dit kan dus ook op meerdere manieren worden opgevat. Om die reden is de Belastingdienst redelijk soepel als het gaat om het aftrekken van deze kosten. Hierbij geldt wel dat de Belastingdienst ervoor heeft gekozen om de representatiekosten gedeeltelijk aftrekbaar te maken. U krijgt hierbij te maken met de zogenaamde ‘drempel’.

Wat zijn de voordelen voor u als zzp’er?

Het kan als zzp’er erg aantrekkelijk zijn om gebruik te maken van representatiekosten. Zo kunt u allerlei zaken die gebruikt worden voor uw onderneming aftrekken van de belasting. U kunt hierbij denken aan zaken die u kunt inzetten om zowel zakelijk als privé te groeien. Op deze manier heeft u er zowel zakelijk als privé profijt van dat u bepaalde uitgaven doet. Door gebruik te maken van deze representatiekosten, kunt u een deel laten aftrekken bij de Belastingdienst om zo geld te besparen op dergelijke uitgaven.

Voorbeelden van representatiekosten

Wat zijn duidelijke voorbeelden van representatiekosten? Eén van de voordelen van deze kosten is dus dat ze zowel zakelijk als privé kunnen worden ingezet. Eén van de voorbeelden van een uitgave die u achteraf gedeeltelijk mag aftrekken bij de Belastingdienst is een diner of zakelijke lunch met een (potentiële) klant of opdrachtgever. Maar ook als het gaat om een abonnement op een zakelijk tijdschrift heeft u de mogelijkheid om dit af te trekken. U gebruikt dit tijdschrift in uw vrije tijd, maar u plukt er op zakelijk gebied de vruchten van.

Organisatiekosten en bijdragen aan zakelijke evenementen

Er zijn nog veel meer kosten die gekenmerkt kunnen worden als representatiekosten, waaronder het organiseren van recepties, borrels en congressen. Ook andere organisatiekosten kunnen gezien worden als representatiekosten en om deze reden afgetrokken worden bij de Belastingdienst. Bovendien zijn ook bijdragen aan dergelijke evenementen onderdeel van deze kosten en heeft u de mogelijkheid om hier een gedeelte van terug te vragen. Het is dan ook belangrijk om deze kosten goed bij te houden of te laten bijhouden door een boekhouder, zodat dit achteraf gemakkelijk berekend kan worden.

De hoofdregel van representatiekosten

Bij het berekenen van de representatiekosten kunt u stuiten op een ietwat grijs gebied. Eén hoofdregel staat in ieder geval vast: de 100% zakelijke kosten zijn aftrekbaar. Bij de Belastingdienst is er een opsomming samengesteld van kosten die onbetwistbaar als zakelijk kunnen worden beschouwd. Het gaat hierbij om kosten als marketing van de onderneming, cursussen, vakliteratuur en meer. Verder zijn er zaken die u zowel zakelijk als privé gebruikt, ook bekend als de gemengde kosten.

Een zakelijke rekening aanvragen

Om voor uzelf een duidelijke scheiding te maken tussen zakelijk en privé, is de keuze voor een zakelijke rekening interessant. Daarnaast is het ook voor de boekhouding een stuk eenvoudiger om uw zaken op orde te houden. Er zijn verschillende keuzes op het gebied van zakelijke rekeningen. U kunt de opties hier bekijken.

De gemengde kosten: zowel zakelijk als privé

Er zijn een aantal aandachtspunten waar u rekening mee moet houden wanneer de representatiekosten worden afgetrokken. Er is sprake van een dunne scheidingslijn betreffende kosten die u op zakelijk en privégebied maakt. Wanneer het privégedeelte overheerst, kan het voorkomen dat deze kosten niet afgetrokken mogen worden. Voorbeelden van deze zogenaamde gemengde kosten zijn:

De niet-aftrekbare kosten

Er zijn ook een aantal zaken waarvan door de overheid is bepaald dat ze niet aftrekbaar zijn. Kosten zoals een zorgverzekering, het behalen van een rijbewijs, een verkeersboete en het bezoek aan een schoonheidssalon vallen niet onder de representatiekosten. Ook kleding moet echt werkgerelateerd zijn (denk hierbij aan logo’s of speciale uniformen) en wanneer dit niet het geval is, kunnen de kosten dus niet afgetrokken worden. Dit zijn duidelijke kosten die dus niet tot de representatiekosten behoren en u dus zelf zal moeten betalen.

Het grijze gebied bij representatiekosten

Er is ook een grijs gebied als het aankomt op de representatiekosten. Niet alle zaken die u aan kunt schaffen zijn opgesteld in de opsomming van de Belastingdienst. Daardoor zijn er bepaalde zaken waarvan niet duidelijk is of deze wel of niet zijn toegestaan. Op het moment dat u zich in het grijze gebied begeeft, is er een hamvraag die geldt: is het zakelijk verdedigbaar? Met andere woorden: kunt u bepaalde producten op naam van de zaak zetten? Dit is een belangrijk punt als het gaat om het aftrekken van de representatiekosten.

Aandachtspunten: de drempel

Daarnaast dient er ook rekening te worden gehouden met de zogenaamde drempel die door de belastingdienst in het leven is geroepen. Wat is de drempel precies? De Belastingdienst heeft ieder jaar een andere drempel vastgesteld met een bedrag die als het ware de grens vormt voor de representatiekosten. Alles wat boven de drempel uitkomt, mag afgetrokken worden. Omdat de meeste zzp’ers niet aan dergelijke bedragen komen, kunnen de representatiekosten ook op een andere manier berekend worden, zonder drempel. In dit geval trekt u 80% van de kosten af en komt u niet boven de drempel uit. Voor reis- en verblijfkosten geldt een vast bedrag: u mag hiervoor niet meer dan € 1500 aftrekken.

Wat zijn de regels in 2024?

Het kan voorkomen dat het bedrag van de drempel wordt veranderd. Tot 2019 stond het bedrag vast op € 4.500 en na 2020 is het bedrag ieder jaar verhoogd. Wanneer u als zzp’er in 2024 meer dan € 5.600 uitgeeft aan zakelijke kosten, zoals dus bijvoorbeeld bijdragen aan evenementen, een bezoek aan een borrel of het organiseren van een feest of congres, mag u alles wat boven dit bedrag uitkomt aftrekken bij de Belastingdienst. De drempel ligt erg hoog en de meeste zzp’ers zullen dan ook niet tot dit bedrag komen. U kunt het bedrag zowel berekenen met drempel als zonder drempel.

De representatiekosten met drempel berekenen (rekenvoorbeeld)

Hoe kunt u voor uzelf uitrekenen wat het bedrag is dat u af kan trekken? Het bedrag kan als volgt worden uitgerekend wanneer u boven de drempel heen bent gegaan met de kosten. Een voorbeeld: u heeft in 2024 € 2.500 uitgegeven aan reis- en verblijfskosten, € 4.000 aan het organiseren van een evenement en € 1.500 aan zakelijke lunches en/of diners. Dit komt op een totaalbedrag van € 8.000. De reis- en verblijfskosten hebben een maximum van € 1.500. Dit betekent dat het bedrag van € 2.500 naar € 1.500 gaat. Op deze manier komt het totaalbedrag dus tot € 7.000. Door van dit bedrag de € 5.600 af te trekken, komt u op de kosten uit die u mag aftrekken. € 7.000 – € 5.600 is dus € 1.400.

De representatiekosten zonder drempel berekenen (rekenvoorbeeld)

Wanneer u de drempel van € 5.600 niet haalt – dit zal voor de meeste zzp’ers het geval zijn – kunt u ervoor kiezen om de representatiekosten zonder drempel te berekenen. Zodoende mag u in 2024 als ondernemer 80% van de kosten aftrekken en 20% zelf betalen. Op deze manier hoeft u niet boven de norm van € 5.600 uit te komen. Een voorbeeld: u maakt in 2024 de volgende kosten: u geeft € 1.500 uit aan lunches en diners en u draagt € 1.500 bij aan een receptie of ander evenement. De totale kosten zijn dan € 3.000. Deze kosten mogen voor 80% worden afgetrokken en dit komt op een bedrag van € 2.400. Bij representatiekosten zonder drempel worden dezelfde regels rondom reis- en verblijfskosten gehanteerd.

Is de BTW aftrekbaar bij representatiekosten?

In welke gevallen mag u de btw wel aftrekken en in welke gevallen niet? Wat zijn aandachtspunten waar u op moet letten? Het is niet standaard het geval dat u de btw mag aftrekken wanneer u gaat lunchen of dineren met een toekomstige klant of opdrachtgever. Volgens de Belastingdienst mag u de kosten wel aftrekken wanneer u de lunch haalt in een supermarkt voor uw zakelijke meeting en het vervolgens op uw werk nuttigt. Wanneer mogen de kosten niet afgetrokken worden volgens de Belastingdienst? In de volgende twee gevallen:

• Op het moment dat er gegeten of gedronken wordt in een horecagelegenheid.
• Op het moment dat u de lunch of het diner laat verzorgen door een cateraar die u inhuurt op een gehuurde locatie.

Het aftrekken van de BTW bij representatiekosten (rekenvoorbeeld)

Wanneer u met een klant of eventuele opdrachtgever gaat lunchen, kunt u wel gebruikmaken van een horecagelegenheid. In dit geval kunt u 80% van deze kosten opvoeren bij de aangifte inkomstenbelasting. Is dit een bedrag van € 60? Dan kunt u dus € 48 opvoeren. Wanneer u ervoor kiest om een lunch voor hetzelfde bedrag bij de supermarkt te halen, berekent u het als volgt. Eerst trekt u een btw-percentage van 9% af volgens de huidige norm. Van € 60 is dit € 5,40. Dan blijft er nog een bedrag over van € 54,60. Van dit bedrag mag weer 80% opgevoerd worden als representatiekosten. Dit komt op een totaalbedrag van € 43,70.

Aandachtspunten bij het aftrekken van de BTW

Gaat u met een klant of zakenpartner lunchen bij een restaurant? Dan kunt u in dit geval geen btw aftrekken en betaalt u dus 20% van het totaalbedrag zelf. Bij een bedrag van € 80 betaalt u dus € 16 zelf en voert u € 64 op bij de aangifte inkomstenbelasting. Het is wel belangrijk om te kunnen bewijzen dat de lunch of het diner van zakelijke aard is. Dit kunt u eenvoudig doen door bij het indienen van de bon ook de naam van de klant te benoemen en daarnaast ook te vermelden dat het om een zakelijke lunchafspraak gaat.

Hulp voor de boekhouding

Wanneer u als zzp’er te maken hebt met representatiekosten, kunt u ervoor kiezen om hiervoor hulp in te schakelen. Deze persoon kan in de eerste plaats hulp bieden bij de uitleg van moeilijke termen en andere financiële vragen die u wellicht heeft. Bij vragen over het factureren met/zonder btw kunt u ook bij uw boekhouder terecht.

Een accountant inhuren

Een accountant houdt alle inkomsten en uitgaven bij en zorgt onder andere voor de btw-aangifte. Ook als het gaat om representatiekosten zal de boekhouder deze taak op zich nemen. Een boekhouder kunt u inhuren via een groot bedrijf, maar er zijn ook tal van zelfstandige accountants bij wie u terechtkunt voor de boekhouding van een eigen onderneming.

Wanneer zijn representatiekosten voor u interessant?

De representatiekosten kunnen dus erg aantrekkelijk zijn, mits u een ondernemer bent die boven de drempel van € 5.600 uitkomt. Is dit niet het geval? Dan kunt u als zzp’er ook kiezen voor de 80/20-regeling. U betaalt in dit geval 20% van deze zakelijke kosten zelf en kunt 80% opvoeren bij de aangifte inkomstenbelasting. Omdat de Belastingdienst redelijk soepel is als het gaat om het aftrekken van deze kosten, kan het zakelijk gezien erg aantrekkelijk zijn om gebruik te maken van de representatiekosten. Let hierbij wel op de duidelijke grenzen tussen zakelijk en persoonlijk gebruik.

Tip: handige BTW Berekenen Calculator!